Introduction à la dénomination et à l’enregistrement d’une entreprise

Si vous utilisez une raison sociale (entreprise individuelle) u formez un partenariat aux Territoires du Nord‑Ouest, vous devez enregistrer la raison sociale auprès du Registre des sociétés. L’enregistrement d’un nom commercial donne le statut d’entité juridique à votre entreprise et détermine les décideurs et les personnes responsables de tout dommage causé par l’entreprise.

Plus particulièrement, la Loi sur les sociétés en nom collectif et les raisons sociales exige l’enregistrement du nom commercial dans les cas suivants :

• le nom de votre entreprise n’est pas votre propre nom;
• votre entreprise est active dans les domaines du commerce, de l’exploitation minière ou du secteur manufacturier;
• vous formez une société en nom collectif.

Vous n’avez pas besoin d’enregistrer votre entreprise si vous faites affaire en utilisant uniquement et exactement votre propre nom officiel. Par exemple, si vous vous appelez Jean Tremblay et que vous exercez vos activités sous le nom de « Jean Tremblay expert‑conseil », vous devez quand même enregistrer ce nom de commerce, parce que vous avez ajouté « expert‑conseil » à votre nom.

Les normes qui encadrent l’enregistrement d’une raison sociale ou d’une société en nom collectif en vertu de la Loi sur les sociétés en nom collectif et les raisons sociales sont semblables aux normes imposées par le registraire aux entreprises enregistrées en vertu de la Loi sur les sociétés par actions. Le registraire demande entre autres que le nom d’une entreprise ne soit pas identique ou suffisamment semblable à celui d’une autre entreprise pour créer de la confusion, et que toutes les lois soient respectées.

L’enregistrement de votre raison sociale (entreprise individuelle) ou de votre société en nom collectif n’est qu’une étape parmi d’autres pour établir votre entreprise aux Territoires du Nord-Ouest. Il vous revient de connaître et de respecter toutes les autres obligations légales liées à l’exploitation de votre entreprise. À titre informatif, nous mettons à votre disposition une liste de ressources pour les entreprises qui pourrait vous être utile.

Si vous avez l’intention de constituer votre entreprise en personne morale, n’oubliez pas que vous pouvez toujours enregistrer une raison sociale (entreprise individuelle) ou une société en nom collectif, puis la constituer en personne morale plus tard, à un moment qui vous convient. Vous voudrez peut-être obtenir les conseils d’un professionnel pour prendre la meilleure décision pour votre entreprise.

Les sociétés par actions qui exercent leurs activités aux Territoires du Nord-Ouest ne sont pas tenues d’enregistrer un nom commercial. Elles doivent plutôt s’inscrire au Registre des sociétés en vertu de la Loi sur les sociétés par actions. La constitution en société limite les pertes potentielles au montant investi et peut offrir des avantages fiscaux lorsque les revenus sont plus élevés. Elle entraîne toutefois des exigences réglementaires supplémentaires et des coûts d’exploitation plus importants.

La constitution des organismes sans but lucratif, des coopératives et des syndicats de copropriété est régie par d’autres lois. 

À l’aide du registre en ligne des sociétés, vous pouvez effectuer des recherches sur les dénominations sociales, sur les sociétés en nom collectif, les sociétés territoriales et extraterritoriales, les sociétés à but non lucratif, les associations coopératives ainsi que sur d’ autres entités enregistrées aux TNO..

Certains renseignements de base sont accessibles gratuitement, comme la dénomination sociale, la situation et le statut juridique d’une société. Moyennant des frais, il est possible de consulter son profil complet, ainsi que les copies numérisées de documents qu’elle a déposés.

Les documents incomplets peuvent être récupérés au bureau du Registre des sociétés. Notez que le gouvernement des Territoires du Nord-Ouest n’acquitte pas les frais postaux pour retourner les documents incomplets. La personne qui souhaite qu’on les lui retourne devra fournir une enveloppe affranchie et traçable à son nom à la personne qui traitera sa demande. 

Les raisons sociales doivent être conformes aux exigences prévues dans la Loi sur les sociétés en nom collectif et les raisons sociales et le Règlement sur les sociétés en nom collectif et les raisons sociales. Gardez à l’esprit qu’une raison sociale doit être distinctive et descriptive, et qu’elle doit respecter plusieurs critères.

• La raison sociale ne doit pas être « trop générale ». Cela signifie qu’elle devrait contenir des éléments descriptifs et distinctifs permettant d’identifier l’entité commerciale et de la distinguer des autres. Cette exigence permet d’éviter que deux raisons sociales se ressemblent trop et d’éviter de semer la confusion dans l’esprit du public. Elle empêche également les entreprises d’avoir l’usage exclusif de mots communs. Pour déterminer si un nom est distinct, les clients peuvent envisager d’effectuer des recherches préliminaires avant la réservation, gratuitement, en utilisant le registre en ligne des sociétés pour déterminer si une entité similaire a déjà été enregistrée.
• Elle ne doit contenir aucun terme interdit. Par exemple, des termes obscènes, scandaleux, illégaux ou immoraux.
• Elle ne doit pas être contraire à l’intérêt public.
• Elle ne doit pas seulement décrire la qualité, la fonction ou d’autres caractéristiques des produits ou des services visés par les activités actuelles ou voulues de l’entité.
• Elle ne doit pas être principalement le nom de famille d’une personne qui vit ou qui est décédée depuis 30 ans ou moins.
• Elle ne doit pas suggérer un parrainage ou un contrôle gouvernemental ou institutionnel, à moins d’y être autorisée.

Voici quelques conseils utiles à prendre en considération pour proposer un nom :

• La raison sociale de la société doit permettre de la distinguer clairement de toute autre société.  
• La raison sociale ne sera vraisemblablement pas distinctive si elle ne décrit que les activités, les produits et services ou les caractéristiques des produits et services de l’entité.
• Les entreprises sont parfois connues du public sous des abréviations familières ou des versions abrégées d’une raison sociale, mais ces noms d’usage courant sont différents de leur raison sociale officielle.
• Le mot « Aurore » est souvent considéré comme trop général en raison de l’extrême fréquence de son emploi dans les noms d’entreprises aux TNO.
• La créativité peut être utilisée dans une raison sociale, notamment en combinant des mots inventés avec des éléments descriptifs ou en associant des termes qui, seuls, pourraient être considérés comme trop généraux.
• Une raison sociale peut être dans une langue autre que l’anglais, mais le Règlement continuera de s’appliquer.